Pré-requis :
La mise en place des protocoles essentiels d'authentification des emails tels que SPF, DKIM, et DMARC.
Dans le domaine du marketing par e-mail, une bonne réputation d’expéditeur est importante. Cela permet d’assurer que vos messages atteignent les bonnes personnes et leurs boîtes de réception. La réputation permet aussi d’améliorer les taux de délivrabilité et d’atteindre le public visé.
Dans cet article, nous allons voir les étapes pour un réchauffement d’email ou warm up d’emails réussi.
Qu'est-ce que le warm up des emails ?
Imaginez ceci : vous emménagez dans un nouveau quartier (votre domaine de messagerie) et vous voulez vous faire des amis (établir une bonne relation avec les fournisseurs d’accès à internet : FAI). Le processus d’échauffement d’email est comme un signe amical aux voisins. Vous augmentez progressivement le nombre de signes (emails) jusqu’à ce qu’ils sachent qui vous êtes et ne vous prennent plus pour un étranger (spam).
Le warm up d’emails consiste à envoyer le bon nombre d’emails pendant les 12 premières semaines. Cela permet de construire la réputation de votre nom de domaine sur le long terme.
Comprendre le paysage : Échauffement de domaine, IP et email
Que ce soit votre domaine, de votre IP ou de votre adresse email, considérez le warm-up comme votre introduction à la communauté (les fournisseurs de messageries). Il s’agit de montrer que vous êtes un bon voisin, et non quelqu’un qui organise des fêtes bruyantes (envoie du spam). Chaque introduction (email envoyé) est un pas dans votre intégration dans la communauté.
La logique est la même pour les emails : les filtres anti-spam sont des outils qui nécessitent un apprentissage lent des données pour prendre des décisions correctes.
Comment échauffer votre email ?
1. Segmentation et priorisation
Imaginez votre liste d’emails comme un jardin communautaire. Vous voulez cultiver chaque plante (abonné) selon ses besoins. Commencez par les plantes qui s’épanouissent déjà (abonnés engagés) pour montrer au reste du jardin (FAI) que vous êtes un bon jardinier (expéditeur). En maintenant votre jardin en bon état (avec plus de 35 % d’ouverture), vous prouvez votre engagement pour son développement.
La segmentation et la priorisation pendant le processus d’échauffement sont similaires à une stratégie de marketing. En vous concentrant d’abord sur les abonnés les plus engagés, vous établissez un précédent positif avec les FAI. Cela démontre des taux d’engagement élevés, essentiel pour maintenir une bonne réputation d’expéditeur.
Commencez par les personnes qui ont ouvert vos emails récemment (30 jours, puis 60 jours, puis 90 jours, etc). Si vous ne disposez pas de ces données, commencez avec les inscriptions les plus récentes.
Un indicateur clé à surveiller est le taux d’ouverture unique. Vous devez maintenir un taux d’ouverture unique d’au moins 35 % tout au long de votre période de warm-up. Un manque d’engagement peut avoir un impact négatif sur la délivrabilité de vos campagnes.
2. Commencer lentement et progressivement
Tout comme pour apprendre à marcher, commencez par de petits pas réguliers. Envoyez quelques emails par jour et augmentez progressivement la cadence et le nombre à mesure que vous gagnez en confiance. Le but est de montrer aux fournisseurs que vous êtes là pour vous promener calmement dans le quartier. Vous n’êtes pas là pour causer des problèmes.
Cette approche permet d’éviter que les FAI ne marquent vos emails comme étant des spams. Les pics de volume soudains ne permettent pas une introduction en douceur de votre nouveau domaine ou IP d’email sur le réseau.
Nos experts chez MailSoar conseillent de commencer avec 500 emails par jour, en augmentant de 10 à 20 % pour chaque envoi.
3. Établir un modèle d'envoi cohérent
La régularité lorsque vous envoyez des e-mails est comparable à une rencontre entre amis autour d’un café. Elle montre que vous êtes fiable et pas seulement quelqu’un qui passe de temps en temps. Ce rythme aide ainsi les fournisseurs de services de messagerie à vous reconnaître comme une présence connue et bienvenue dans la boîte de réception.
Pour éviter les pics de volume, segmentez vos listes de contacts et espacer vos envois sur plusieurs jours. De cette manière, vous montrez aux FAI que vous envoyez vos emails de manière réfléchie et attentionnée.
Si votre liste d’envoi a grandi et que vous voulez communiquer à 10 000 personnes qui ont récemment créé leur compte. Habituellement, vous envoyez des emails deux fois par semaine, il serait sage de fractionner ce vaste groupe en segments plus petits. Séparez-les en 3 ou 4 groupes et répartissez vos e-mails sur plusieurs jours au lieu d’un seul grand envoi.
Cette approche permet, non seulement de renforcer la réputation de l’expéditeur, mais aussi de respecter les capacités et les préférences des destinataires. Vous veillez à ce que vos communications soient bien accueillies dans leur boîte de réception.
Des envois irréguliers peuvent déclencher des filtres anti-spam, tandis que la régularité est fiable et améliore votre réputation d’expéditeur.
4. Contrôler et adapter
Pour garder un contrôle et un suivi de votre environnement, vous pouvez faire appel aux outils de warm up d’emails. Restez attentif aux taux d’expédition, aux taux d’ouverture et à toutes informations. Comme des voisins discutant, ces outils vous permettent d’adapter votre stratégie et de s’assurer que votre communauté d’emails soit satisfaite et impliquée.
Le suivi de vos performances peut se faire grâce à des outils tels que Google Postmaster et Microsoft SNDS. Ils fournissent des informations sur votre délivrabilité et votre réputation d’expéditeur. Des outils tels que GlockApps, permettent également d’obtenir un aperçu détaillé de l’endroit où ils sont placés dans les boîtes de réception.
L’analyse régulière de ces KPIs permet d’apporter des ajustements dans votre stratégie de warm-up, garantissant ainsi des performances optimales.
5. Optimisation de l'engagement
Maintenant, considérez vos emails comme des lettres. Rédiger un contenu attrayant et pertinent, c’est comme écrire une lettre sincère à un ami. Vous montrez ainsi que vous vous souciez de lui et que vous le comprenez. Cela rend vos messages en quelque chose que l’on attend avec enthousiasme, plutôt qu’en un simple spam supplémentaire.
Des taux d’engagement élevés témoignent de la qualité du contenu de votre email et de sa pertinence. Un contenu captivant permet de fidéliser vos abonnés, mais impact aussi positivement votre réputation d’expéditeur. Les FAI privilégient les communications qui favorisent l’interaction avec l’utilisateur.
Mettre en place des A/B test lors de vos envois pour affiner votre stratégie de contenu pendant la période de warm-up. Mettez-vous à la place de votre audience : Quel contenu aimeraient-ils recevoir ?
6. Augmentation progressive des envois
Comme pour se faire des amis dans une nouvelle ville, développez petit à petit votre cercle d’e-mails. Faites-vous connaître progressivement aux nouveaux abonnés. Assurez-vous que chaque nouvelle amitié est solide. Cela permettra de maintenir une communauté unie et engagée.
Augmenter petit à petit la taille de votre liste d’e-mails pendant la phase d’échauffement vous permet de contrôler votre engagement. Cette approche assure que votre réputation d’expéditeur reste intacte tout en élargissant la portée et en intégrant de nouveaux abonnés à vos campagnes.
Généralement, lors de cette phase, on cible les abonnés moins récents (si vous avez commencé avec des ouvreurs de 30 jours, vous pouvez passer à 60, 90, 120 jours, etc.).
7. Déterminez votre seuil limite
Si vous remarquez une baisse de l’engagement, il est peut-être temps de prendre une pause dans vos campagnes. Il s’agit de maintenir votre communauté vivante, engagée et véritablement connectée.
Comprendre quand ajuster votre volume d’envoi ou votre stratégie est essentiel pour maintenir une réputation d’expéditeur saine. Vérifiez souvent l’engagement des utilisateurs et séparez ceux qui sont inactifs ou lancez des campagnes pour les réengager. Cela protège votre liste d’e-mails et garantit que vos messages continuent d’être bien reçus.
L’analyse régulière des interactions de votre audience avec vos campagnes offre l’opportunité de prendre des décisions éclairées. Faut-il diminuer votre liste d’abonnés inactifs ou lancer des initiatives de réengagement ? Ces adaptations stratégiques sont cruciales pour maintenir la santé de votre liste d’e-mails et assurer une délivrabilité constante de vos campagnes.
À mesure que vous augmentiez la portée et les segments, des fluctuations naturelles des taux d’ouverture vont avoir lieu. Il y a généralement une baisse suivie d’une stabilisation autour de vos KPis cibles (typiquement au-dessus de 35 % pour les ouvertures uniques).
Cependant, si les taux d’ouverture se stabilisent ou commencent à décliner sans se rétablir, vous avez probablement atteint votre seuil. Ce moment est crucial pour réévaluer et éventuellement réduire vos efforts. Concentrez-vous sur l’engagement avec votre base active ou essayer de vous reconnecter avec les adresses dormantes.
N’oubliez pas, une liste réduite et engagée à plus de valeur qu’un large public désintéressé. Il faut savoir laisser partir des abonnés non réactifs pour améliorer votre délivrabilité et garder votre communauté d’e-mails dynamique et engagée.
Maîtriser le processus de warm-up des emails, équivaut à entretenir des relations au sein d’une communauté soudée. Il s’agit d’un voyage rempli de touches personnelles, d’attentions et d’un engagement authentique.
En adoptant ces stratégies, vous ne vous contentez pas d’envoyer des emails, vous construisez une relation avec vos contacts. La clé d’un réchauffement réussi repose principalement dans la compréhension du comportement de vos contacts.
Un bon warm-up est un mélange d’art et de science, avec une touche personnelle et des décisions stratégiques basées sur des données.
Améliorez votre stratégie d’email avec MailSoar
Naviguer dans les nuances du warm-up et de la délivrabilité peut s’avérer complexe.
En tant qu’agence expérimentée en matière de délivrabilité d’emails, nous sommes équipés pour vous aider à franchir toutes les étapes de votre parcours d’email. De l’optimisation de votre processus de warm-up à la garantie que vos emails n’atterrissent pas dans le dossier spam, notre expertise est à votre service.
