Infrastructure emailing : définition et caractéristiques
Si vous envoyez des emails à vos prospects ou clients, vous utilisez sans le savoir une infrastructure emailing. Cet outil permet l’envoi, la réception et le stockage des emails, qu’ils soient personnels, transactionnels ou marketing. Bien le choisir est primordial pour optimiser la délivrabilité de vos emails.
Qu’est-ce qu’une infrastructure emailing ?
L’infrastructure emailing est un ensemble de solutions et de logiciels qui permettent l’envoi, la réception et la gestion des emails. Cela comprend, entre autres, les serveurs de messagerie, les logiciels de routage et les filtres anti-spam.
D’un point de vue technique, l’infrastructure emailing se matérialise par un ensemble de serveurs, logiciels et technologies parfois stockés dans le cloud. L’envoi et la réception des emails s’effectuent via des protocoles de transmission (SMTP ou API par exemple). Également, l’interface propose dans la grande majorité des cas des systèmes de gestion des adresses mails et listes de diffusion.
Selon la taille de votre entreprise et/ou ses besoins, l’infrastructure emailing peut être auto-hébergée en interne ou gérée par un outil SaaS tel que Sendgrid, Mailchimp ou encore Postmark.
Caractéristiques d’une infrastructure emailing
Retrouvez ci-dessous les caractéristiques à prendre en compte dans le choix de votre infrastructure emailing afin de monitorer et maximiser la délivrabilité de vos emails.
La gestion de vos contacts et campagnes
Une infrastructure emailing peut être technique (SMTP) ou marketing (en s’apparentant davantage à un CRM). En général, les SMTP se concentrent sur l’envoi des emails transactionnels ; les emails sont déclenchés par des actions des utilisateurs et ce via API ou SMTP (telles que la création de compte, l’oubli de mot de passe ou la confirmation de commande). À l’inverse, les infrastructures répondant à un besoin marketing permettent de gérer la base de contacts, créer des templates et paramétrer des campagnes à envoyer à des groupes ciblés. Dernièrement, certaines plateformes offrent les deux fonctionnalités (envois transactionnels + interface de gestion de campagnes marketing).
La gestion de vos contacts est une fonctionnalité importante pour l’efficacité de vos campagnes emailing. En effet, un contact qui reçoit un email non pertinent peut développer un sentiment de frustration et se désintéresser de votre marque. Pour éviter cela, votre infrastructure emailing doit vous permettre de segmenter votre base de contacts en fonction de critères pertinents tels que l’âge, l’emplacement géographique, et toute autre donnée utile pour votre secteur. En segmentant votre base d’adresses emails, vous pouvez affiner la cible de vos campagnes, augmenter la performance de vos envois et maintenir une base de contacts propre et qualifiée. Cette pratique permet aussi de personnaliser le contenu de vos emails en fonction de chaque segment de votre audience.
L’utilisation de vos propres domaines d’envoi et adresses mail d’expédition
Votre infrastructure emailing doit vous offrir la possibilité d’utiliser vos propres domaines d’envoi. L’avantage principal de cette fonctionnalité assez basique est l’envoi d’emails via votre identité de marque. En utilisant votre propre nom de domaine pour l’envoi de vos emails, vous renforcez la confiance et la crédibilité de votre entreprise auprès de vos clients, ce qui peut contribuer à améliorer votre taux d’ouverture et de clic.
Également, selon l’objectif de vos emails (informationnel, transactionnel, marketing…), vous pourrez créer des sous-domaines d’envoi adaptés. Cela cloisonnera vos envois et isolera les problèmes de délivrabilité s’il y en a. Par exemple, vous pouvez utiliser un sous-domaine “news” pour l’envoi de vos newsletters, un autre “contact” pour les emails transactionnels, et ainsi de suite.
Le paramétrage des authentifications SPF, DKIM, DMARC et rDNS
Vous devez avoir la possibilité, au travers de votre infrastructure emailing, de paramétrer les authentifications ci-dessous :
L’utilisation d’une IP dédiée ou partagée
Votre adresse IP peut être dédiée ou partagée. Nous recommandons aux entreprises générant d’importants et réguliers volumes d’envoi de détenir une adresse IP dédiée afin de maîtriser leur réputation.
À contrario, nous suggérons aux entreprises envoyant peu d’emails et/ou avec des volumes irréguliers d’utiliser une adresse IP partagée. Dans ce cas de figure, l’ESP choisi placera l’entreprise sur un pool d’adresses IPs partagées de plus ou moins bonne qualité en fonction de des KPIs (tels que le taux d’ouverture, de clic, de rebond, de signalement comme spam, etc.)
La réception des boucles de rétroaction
Ce procédé technique de votre infrastructure emailing vous permet d’être informé par l’ISP (Internet Service Provider) qu’un contact a identifié votre email comme spam.
Cette notification vous permet de prendre des mesures immédiates pour préserver votre réputation d’expéditeur et votre capacité à délivrer des emails. En effet, si un grand nombre de vos emails sont signalés comme spam, cela peut affecter la délivrabilité de tous vos envois. Automatiquement, et ce, afin de préserver votre réputation, les prochains emails ne seront pas délivrés à ce contact.
L’accès à tous vos indicateurs de performance
Être data driven est devenu une norme, les entreprises étant guidées par l’amélioration constante de leur ROI (retour sur investissement). Chaque action marketing doit être mesurable. Dans le cas d’envoi d’emails marketing ou transactionnels, votre infrastructure emailing doit vous donner accès aux indicateurs de performance. Découvrez ci-après les principaux KPIs à suivre :
- Taux de délivrabilité (nombre d’emails délivrés / nombre d’emails envoyés x 100). Il correspond à la proportion d’emails qui ont bien été réceptionnés par vos contacts.
- Taux de rebond (nombre d’emails non délivrés / nombre d’emails envoyés x 100). Ce calcul représente la proportion de boîtes mail qui n’ont pas été atteintes par votre campagne. Ce taux peut être affiné en dissociant les hard bounces des soft bounces.
- Taux de signalement comme spam (nombre de plaintes / nombre d’emails délivrés x 100). Cela correspond à la proportion de contacts considérant votre campagne comme une tentative de phishing ou un spam.
- Taux d’ouverture (nombre d’emails ouverts / nombre d’emails délivrés x 100). Il s’agit de la proportion de contacts ayant ouvert l’email sur la base des contacts ayant reçu l’email.
- Taux de clic (nombre d’emails ouverts avec au moins un clic / nombre d’emails délivrés x 100). Il s’agit de la proportion de contacts ayant ouvert et cliqué sur un bouton de l’email sur la base des contacts ayant reçu l’email.
- Taux de désabonnement (nombre de désabonnements / nombre d’emails délivrés x 100). Il correspond à la proportion de contacts qui ont souhaité se désabonner de vos communications.
Les autres réactions qui impactent votre délivrabilité
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